Unser Handbuch begleitet Teams vom ersten Login bis zur Auswertung. Nachfolgend findest du einen ausführlichen Auszug; Kundinnen und Kunden erhalten Zugriff auf die vollständige Version (PDF + Online) inklusive Checklisten, Screenshots und Schulungsvideos.
Kapitel 1 – Einstieg & Systeme
Wir erläutern Systemanforderungen, Benutzerrollen und Sicherheitskonzepte.
- Browserempfehlungen, mobile Nutzung, Druck/PDF
- Login, E-Mail-Verifizierung, Passwort-Policy, 2FA
- Benutzerrollen: Administrator, Disponent, Techniker, Buchhaltung, Viewer
- Hinweise zu Test-/Live-Umgebung und Datenmigration
Kapitel 2 – Bedienoberfläche & Navigation
Ein Rundgang durch Sidebar, Suchfelder, Aktionsleisten und Systemmeldungen.
- Modulnavigation nach Berechtigungen
- Arbeitsbereich: Filter, Tabellendarstellung, Detailpane
- Datenmodus (Test/Live) und Farbmodi (Light/Dark)
- Changelog, Benutzerprofil, Passwort-/2FA-Verwaltung
- Barcode-Scanner-Modus für Lager & Aufträge
Kapitel 3 – Dashboard & Kennzahlen
Das Start-Dashboard zeigt die wichtigsten KPIs und Aktivitätsfeeds.
- Karten für Artikel, Kunden, Vermietungen, Service- & Bauaufträge
- Offene Rechnungen, offene Aufgaben, letzte Aktivitäten
- Verlinkung zu Detaillisten und individuellen Reporten
Kapitel 4 – Stammdaten
Alle Stammdatenmodule im Detail (jeweils mit Screenshots im vollständigen Handbuch):
- Artikelverwaltung: Kategorien, Bilder, Standort, Seriennummern, Zusatzfelder, Barcode, Import/Export, PDF-Katalog
- Lagerverwaltung: Lagerorte, Mindestbestand, Bewegungsverlauf, Inventurassistent, Mehrlager-Buchungen
- Kunden & Lieferanten: Stammdaten, Ansprechpartner, Notizen, Historie, Dokumente, Zahlungsziele
- Kundenpool: Assets pro Kunde, Dokumente (z. B. Schein, Prüfprotokoll), GPS/Standort, Prüfintervalle
- Maschinenpark: Maschinenprofile, Verrechnungssätze, Serviceintervalle, Diesel-Transaktionen
- Einheiten & Einstellungen: Verwaltung eigener Einheiten, Rundungsregeln
Kapitel 5 – Lager & Ressourcen
Workflow Pro deckt Lagerbewegungen, Inventurabläufe und Ressourcenplanung ab.
- Manuelle, automatisierte und serielle Buchungen
- Inventurmodus (Zählung, Differenzliste, Abschluss)
- Dispositionskalender für Maschinen & Teams
- Verknüpfung von Lagerbewegungen mit Vermietung, Lieferscheinen, Rechnungen
Kapitel 6 – Einkauf & Lieferantenrechnungen
Einkaufsworkflow vom Rechnungseingang bis zur Freigabe.
- Upload / E-Mail-Erkennung, OCR-Unterstützung
- Zuordnung zu Lieferanten, Aufträgen, Projekten
- Betragsprüfung, Freigabehistorie, PDF-Download
- Export für Buchhaltung (DATEV, CSV)
Kapitel 7 – Angebote, Aufträge & Vermietung
Ein Gesamtüberblick über alle beauftragungsrelevanten Module.
- Kostenvoranschläge: Positionen (Artikel/Freitext), Vorlagen, digitale Signaturen, Versionen, Statusverwaltung
- Reparaturaufträge: Checklisten, Fotos, Arbeitszeiten, Lieferscheine, interne Notizen, Rechnungsübergabe
- Bauaufträge: Terminplanung (Start/Ende), Vorlagen, Maschinen- & Personalplanung, Abnahmen
- Interne Aufträge: Aufgabenverteilung, Rückmeldungen, Stundenfreigabe, Kennzahlen
- Vermietungen: Mietverträge, Übergabe/Rückgabe mit Fotos und Unterschrift, Kaution, Rechnungen, Verlängerungen
- Arbeits-/Lieferscheine: Dokumentenerstellung, Unterschrift, Lagerabgang, E-Mail-Versand
- Zeiterfassung: Stempeln auf Aufträge/Intern, Freigabeprozess, Export
- Service- & Wartungsabläufe: Checklisten, Vorlagen, Historie
Kapitel 8 – Reporting & Statistiken
- Finanzberichte (Umsatz, offene Posten, DATEV-Export)
- Lagerstatistiken (Bestand, Wert, Bewegungen)
- Dokumententracking (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, PDF-Historie)
- Arbeitszeit- und Ressourcenberichte
- Echtzeit-Dashboard & PDF/Excel-Exports
Kapitel 9 – Administration & Einstellungen
Systemkonfiguration für Administrator:innen:
- Benutzerverwaltung, Rollen, Rechte, Teams
- Unternehmensdaten, Steuer-/Rechnungsparameter, Layout
- E-Mail-/Mahnungstexte, Signaturen, Branding
- API-Schlüssel, Webhooks, Integrationsverwaltung
- Backup-/Restore-Plan, Wartungsmodus-Skripte
Kapitel 10 – Dateien, PDFs & Kommunikation
- PDF-Erstellung für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen
- Dateiupload zu Kunden, Maschinen, Aufträgen (inkl. Versionen)
- E-Mail-Versand mit Templates, Dokumentenanhang, Versandverfolgung
Kapitel 11 – Häufige Abläufe
Best-Practice-Workflows und Schritt-für-Schritt-Anleitungen:
- Kostenvoranschlag → Auftrag → Lieferschein → Rechnung
- Vermietung mit Übergabe & Rückgabe (Fotos, Unterschrift, Rechnung)
- Lieferantenrechnung vom E-Mail-Eingang bis zur Freigabe
- Inventur, Lagerbereinigung und Auswertung
- Zeiterfassung und Freigabeprozess
Kapitel 12 – Tipps, Fehlersuche & Support
- Checklisten für häufige Fehler (Berechtigungen, Lager, Rechnungen)
- Backup-/Restore-Ablauf, Wartungsmodus, Deploy-Rollback
- Supportwege: E-Mail, Telefon, WhatsApp, Bereitschaftsplan
- Roadmap-Prozess und Feature-Ideen
Das vollständige Handbuch enthält alle Kapitel mit Screenshots, Checklisten, Praxisbeispielen und Schulungshilfen und wird mit jedem Release aktualisiert.
